İŞÇİ İŞVEREN İLİŞKİLERİNDE E İMZA KULLANIMI

Günümüzde uzaktan çalışma, kurum işçilerinin işverenin müşterilerinin işyerinde sürekli çalışması veya işçinin iş akdinin devri (outsource) uygulamaları nedeniyle işveren ve işçiler farklı mekanlarda çalışabilmekte hatta bazı durumlarda işçiler işveren veya işveren vekili ile çok uzun süreler bir araya gelemeyebilmektedir. Bu durum işçinin bordrosunun her ay ıslak imza ile imzalatılmasından tutun, savunma alınması, şikayetlerin iletilmesi, ihtar ve ihbarların yapılması gibi pek çok konuda ıslak imza ile işlem yapılmasını zorlaştırmakta ve bir zaman ve maliyet kaybına neden olmaktadır. E imzanın işçi işveren ilişkilerinde kullanılması bu sorunu ortadan kaldırabilecektir. Bu yazıda, öncelikle bordronun işçi tarafından imzalanmasının hangi hukuki nedenlerle zorunlu olduğu ve imzalanmamasının sonuçları ve sonrasında da nitelikli elektronik imza ile bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilemeyeceği konusu başta olmak üzere işçi işveren ilişkilerinde e imza ve KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) kullanımı konuları incelenecektir.

Güvenli e imza nedir ve hukuki açıdan geçerliliği nedir?

5070 sayılı elektronik imza kanunu ile düzenlenmiş olan ve bu yasanın 3. Maddesinde “Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri” olarak tanımlanan veridir. Aynı yasanın 4. Maddesi gereği güvenli elektronik imza

“a) Münhasıran imza sahibine bağlı olan,

1. b) Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,
2. c) Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan,
3. d) İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan,

Elektronik imza”. Olarak tanımlanmıştır ve 5. Madde ile “Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur.Kanunların resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukukî işlemler ile teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemez.” Düzenlemesi getirilmiştir.

Bu konuda henüz oturmuş bir Yargıtay içtihadı olmamakla birlikte yasa maddesi yoruma mahal vermeyecek derecede açık olduğundan Yargıtay kararı da gerekmemektedir. Ancak     Yargıtay 8. Hukuk Dairesinin 2014/17086 karar sayılı kararı bu konuda emsal teşkil etmektedir.

Güvenli e imza ile bordro düzenlenebilir mi?

Yukarıda belirtmiş olduğumuz gibi 5070 sayılı elektronik imza kanunu ve 5. Madde ile “Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur.Kanunların resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukukî işlemler ile teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemez.” düzenlemesi getirilmiştir. Bordronun işverence imzalanması resmi bir şekil veya özel merasim gerektirmediğinden ve ilgili mevzuatta aksi bir düzenleme bulunmadığından bordrolar işçi ve işverence güvenli e imza ile imzalanabilir.

İş Kanunu ve ilgili mevzuat açısından dijital bordro

İş Kanunu’nun 37. maddesinde “İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. “ düzenlemesini getirmiştir. Görüldüğü gibi   bu pusulanın (bordro) ne şekilde düzenleneceğine ilişkin bir hüküm olmadığı gibi işçinin bu pusulayı imzalaması zorunluluğundan da bahsedilmemektedir.  Dolayısıyla işverenin bu pusulayı yani bordroyu elektronik ortamda hazırlaması ve işçiye bu şekilde iletmesini engelleyen bir düzenleme yoktur.

Ancak,  yargıtay’ın yerleşik içtihadı işçinin imzasını taşımayan bordronun işçi aleyhine delil olarak kullanılamayacağı yönündedir. Buna karşılık, işçinin  çekincesiz olarak imzalamış olduğu bordrolarda belirtilen hususların aksini  aynı nitelikte delille ispat etmesi gerekir yani bordroda işçinin  çekince içermeyen imzası varsa bordro içeriğinin aksini ispat yükü işçiye geçecektir.  Dolayısıyla   elektronik ortamda hazırlanan bordronun işçi tarafından imzalanmaması işçi aleyhine bir durum yaratmayacak, işveren aleyhine ise işçinin  bordroda belirtilen hususların aksini iddia edebilmesi  nedeniyle olası bir yargılamada bordrodaki hususlar açısından delil oluşturmayacaktır.

Ancak, verilmemesi idari para cezasına bağlanmış bu belgenin işçiye verildiğini belgelemek için işçinin imzasını almak yine de gerekmektedir.